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Le Bilan Social Individuel : principes et mise en œuvre

Photo de panneaux d'autoroute qui indique la direction vers la rémunération, les commissions ...

Lors de la rétribution, le salarié s’intéresse surtout au bas de page de sa fiche de paie. Le montant qu’il touche matérialisant son mois de travail au sein de son entreprise. Toutefois, au-delà de la considération seule du salaire net, il est nécessaire de mettre en évidence et de comprendre que la rémunération constitue un tout.

Elle prend des formes variées : l’ensemble du salaire fixe, les primes de toute sorte, le salaire variable, les avantages en nature, la mutuelle, la prévoyance, l’intéressement, la participation et autres allocations ou indemnités versés par la société.

Dans une vision encore plus large, la rémunération prend en compte les différentes facilités permises au salarié dans l’exercice de sa fonction, ainsi que le repos dont il bénéficie.

Au bout du compte, la rémunération représente un package complexe. Ces éléments sont d’ordinaire éparpillés dans différentes sources et communiqués tout au long de l’année. Difficile alors de s’y retrouver et d’avoir une vision consciente et globale de sa rémunération.

C’est pourquoi, le Bilan Social Individuel (BSI) s’avère être un outil de GRH synthétique et complet, efficace pour rassembler toutes ces informations dans un seul document disponible à la fois pour les responsables des Ressources Humaines, les managers et surtout les collaborateurs.

Première page du Bilan Social Individuel - Un homme souriante en couverture

Qu’est-ce que le Bilan Social Individuel ?

 

Le Bilan Social Individuel ou BSI est une fiche de présentation personnalisée de la rétribution du salarié. Il s’agit d’un recueil d’informations synthétique mais exhaustif des éléments de rémunération et avantages sociaux, des formations et des temps de travail du salarié. C’est un document unique et personnel qui englobe la politique salariale et la politique sociale d’une entreprise. Il donne une appréciation claire et objective de la situation personnelle du salarié dans une entreprise en termes de coûts pour l’employeur. Il se dresse annuellement et retrace ainsi l’histoire du salarié au sein de l’entreprise.

Le BSI forme également un support de communication pédagogique du service des ressources humaines. Il peut également servir à faire le bilan des dernières règlementations sociales en vigueur.

Pourquoi recourir au BSI ?

 

Le Bilan Social Individuel est une démarche propre qui relève de l’initiative de chaque entreprise. Il permet de faire face aux enjeux de la gestion des données RH. En effet, les informations exploitables sont dispersées au sein du ou des services, le plus souvent, diversifiés de la Direction des Ressources Humaines. Il convient alors de réunir tous les chiffres dans une seule base puis dans un seul document récapitulatif, une sorte de scorecard individuelle qui présente la rémunération globale comme un seul et unique package.

Le BSI est un outil précieux d’interaction entre le salarié et son employeur. Il est d’ailleurs d’un usage bilatéral, tant pour l’employeur que pour le salarié. Ainsi, il est possible de classifier les différentes finalités visées avec la diffusion des BSI :

  • Renforcer l’engagement des salariés, motiver et fidéliser les équipes. Le BSI est un moyen de capitalisation des efforts et investissements engagés par l’employeur pour son employé. Il permet de réunir toutes les rubriques d’avantages de quelque nature que ce soit dont l’employé a bénéficié. Il dresse le total du coût réel des rémunérations que représente le salarié pour l’entreprise. Cela a pour effet de provoquer une prise de conscience chez le salarié. Dans un esprit d’équité, cela se traduit par un renforcement de l’engagement du salarié aux projets de l’entreprise, une meilleure performance individuelle et une fidélisation des salariés. La majorité de ceux qui ont envisagé de quitter l’entreprise changent d’avis après avoir vu leur BSI.
  • Constituer un outil de référence pour le manager. Les BSI des collaborateurs constituent une référence pour comprendre les dispositifs de rémunération différentes au sein de son équipe. Le management sera dirigé de façon à optimiser capital humain en regard à ces informations en sa possession, notamment au moment des performance review.
  • Réformer la communication RH. Il s’agit d’une communication transparente et accessible sur les pratiques de rémunération. La transparence sociale et RH figure parmi les préoccupations premières de la communication d’entreprise. Le BSI est aussi utilisé comme une vitrine RH explicite. Il favorise une communication individualisée et personnelle entre le salarié et son employeur. Il facilite le dialogue social.
  • Simuler la fidélisation et l’évolution de carrière. Lors des entretiens annuels ou même pour préparer les recrutements, un BSI peut être de recours. Il permet, effectivement, de faire une estimation prévisionnelle des salaires, des éléments de la rémunération variable et des autres avantages pour les années avenirs. Il constitue une arme de séduction massive pour les talents hautement convoités en leur présentant un package de rémunération attractive et compétitive.
  • Valoriser la marque employeur. Un employé satisfait c’est un porte-parole pour son entreprise. Dans cette guerre des talents et à l’heure où tout se passe sur internet, miser sur une communication claire et satisfaisante auprès de son personnel c’est garantir des avis positifs sur les réseaux sociaux quant à son système de rétribution. De quoi optimiser son marketing RH pour attirer de nouveaux talents dans son équipe.

Bien que facultatif, le Bilan Social Individuel est en phase d’être l’outil incontournable des ressources humaines en matière de documentation synthétique liée à la rémunération. Il est utilisé dans tous les secteurs d’activités, pour les grands groupes et les grandes entreprises et aussi pour les PME. Néanmoins, il n’est pas nécessaire pour les TPE qui viennent d’ouvrir d’en faire durant les premières années. Il faudrait plutôt attendre d’avoir quelques lignes d’histoire d’écrites pour commencer des BSI pour les collaborateurs. 

Des rubriques variées propres à chaque entreprise

 

Le BSI se construit en fonction des besoins de l’entreprise et suivant la culture d’entreprise. Un BSI ne doit finalement jamais ressembler à un autre. Le tout est de comprendre qu’il s’agit d’une occasion pour les entreprises de faire preuve de franchise et d’ouverture avec leurs salariés. Néanmoins, voici les thématiques qui est possible de développer dans un BSI :

Bilan Social Individuel qui fait état de la rémunération et du temps de travail
  • Informations générales concernant le salarié : état civil, contacts, poste occupé au sein de l’entreprise, service et direction, ancienneté et éventuellement l’identité de son N+1
  • La somme constituée de la rémunération fixe, des primes fixes et des éléments variables formés par les bonifications diverses, …
  • Les différentes cotisations sociales, exonérations, charges patronales, compensation et RSE
  • L’épargne salariale et la rémunération différée : le courant bloqué, les plans d’épargne comme le PEE, le PERCO, l’intéressement et autres participations, les plans d’attributions gratuites, les stocks options et les Long Term Incentives ou LTI, …
  • Les protections sociales qui concernent les mutuelles, les soins de santé, la prévoyance et la retraite sous les régimes de retraites différents et aussi la retraite supplémentaire
  • Les formations suivies ainsi que le compte personnel de formation
  • Le temps de travail incluant les congés payés, le congé RTT, les congés spéciaux tel que le congé parental, les absences le CET, mais aussi les heures supplémentaires effectuées …
  • Les divers avantages dont le salarié a bénéficié et les charges sociales payés par l’employeur au cours de l’année écoulée. Ceux-là incluent le transport, la restauration, le CESU, la conciergerie, les places en crèche, la salle de sport et les avantages en nature tels que la voiture de fonction…
  • Les investissements concernant le bien-être dans son lieu de travail : Actions de Qualité de vie au Travail (QVT)
  • Les textes règlementaires récentes et mis à jour périodiquement susceptibles d’intéresser le salarié en rapport avec la législation du travail : mise en place du CPF, réforme de retraite …

Un Bilan Social Individuel réussi

 

Le BSI est avant tout un outil de reconnaissance et de communication de l’employeur vers son employé. C’est à travers ce document que la société va démontrer sa stratégie de rémunération.

Deux collègues, un homme et une femme, sont heureux et font un check du point

La forme

C’est ce qui attirera le regard dans un premier temps. Soigner la présentation du BSI est la première clé de son succès. Pour cela, le BSI sera imprimé sous forme de brochure, ou présenté dans des pdf ou des pdf animés, ou encore en ligne avec des images et des vidéos. Il faudra miser sur des présentations de graphiques explicites des données des programmes de rémunération et des avantages sociaux. Les informations devront aussi suivre une organisation pertinente et cohérente. Plus que le contenu en lui-même, la présentation nécessite d’être particulièrement attrayante et soignée et surtout permettre de valoriser les éléments qui semblent essentiels pour l’employeur de pointer. Il s’agit bien là d’une occasion pour les RH de travailler avec les équipes de la communication.

Le contenu

L’employeur se saisira de cette opportunité de séduire à nouveau son collaborateur en lui exposant de façon harmonieuse tout ce qu’il a mis en œuvre pour permettre à ce dernier d’exercer son métier dans un environnement de travail adapté ou mieux agréable. Il insèrera toutes les composantes de la rémunération, les avantages divers et le confort et le bien-être au travail de son salarié. En outre, le bilan relatera toutes les formes de bonifications pour reconnaître et récompenser l’investissement.

En bref, il s’agit de catégoriser et mettre en valeur tous les efforts effectués par l’employeur qui sont parfois méconnus des collaborateurs.

La communication

Le pourquoi et le comment du BSI résident dans sa communication. Elle devra être réfléchie pour être appropriée et pertinente. Avant diffusion, l’employeur devra évaluer la qualité du service qu’il rend à son salarié et justifier des choix qui pourraient être collectivement critiqués. Pas question alors, surtout s’il s’agit d’un premier déploiement, de laisser les collaborateurs découvrir seuls leur BSI. 

Un plan de communication doit être défini et organisé. Il devra inclure un débriefing qui ne sera pas fait par le patron lui-même ou ni les RH mais par les responsables directs des salariés.

Une manière d’impliquer le manager dans la communication d’entreprise et de l’exposer aussi diverses réactions en entretien. C’est pourquoi les Managers doivent être préparés à l’exercice. L’employeur s’assurera que chaque rubrique est comprise et validée par tous. Et que les managers sont dans les bonnes conditions pour échanger avec l’ensemble de leur équipe sur les sujets variés abordés dans le bilan. Auquel cas, le BSI peut perdre de son utilité voire s’avérer inefficace et contreproductif.

Enfin, c’est l’occasion aussi d’avoir une communication ascendante, d’écouter les retours des opérationnels et pourquoi pas d’en tenir compte pour aménager les formes de rémunérations et les avantages divers pour une meilleure expérience collaborateur.

Quand diffuser le BSI ?

 

Cet outil RH doit être diffusé à des moments précis de la vie professionnelle des salariés, notamment :

  • Lors de l’entretien annuel d’évaluation ou pendant un entretien spécifiquement dédié au Bilan Social Individuel. Selon que vous acceptez ou non de parler de rémunération pendant un entretien annuel. Quoi qu’il en soit, il sera alors remis en main propre et commenté par le N+1 du travailleur. Pendant cet entretien, le document servira de base pour conduire les discussions. En effet, le BSI est un tableau de bord qui reflète l’historique personnel de l’agent au sein de la société. Des observations relatées, il sera aussi envisageable de tracer la trajectoire et l’évolution personnel du travailleur au sein de la structure.
  • A l’occasion d’une mobilité ou d’une évolution. Le BSI permettra de faire le point sur une situation passée et d’envisager une projection dans un autre environnement de travail.
  • Le Bilan Social Individuel peut aussi constituer un outil d’aide à la décision dans le cadre d’une négociation d’augmentation de salaire. Il a d’ailleurs été observé qu’après visualisation du BSI, les collaborateurs allongent significativement leur attachement à l’entreprise.
  • Au cours du process de recrutement afin de concrétiser l’onboarding. Une simulation de BSI correspondant au poste à pourvoir pourra être dressée et envoyée au candidat pour lui présenter le système de rémunération. Cela l’aidera à mieux comprendre la politique RH globale.

Les différents supports de diffusion du BSI

 

Le support papier

Le BSI peut être livré de façon systématique au format papier à l’adresse postale du salarié une fois par an. Cet envoi est fait dans un but informatif et a pour avantage de faciliter les classements des dossiers personnels du salarié. Plusieurs inconvénients, ici, le Bilan Social Individuel est statique et ne permet donc pas une évolution de l’information. Aucune mise à jour ne pourra y être effectuée et il faudra attendre le prochain bilan, c’est-à-dire l’année suivante pour voir les dernières modifications.

De plus, ce mode de communication limite les interactions et peuvent même les dégrader.

Pour éviter cet écueil, la version papier du BSI pourra aussi être remise directement au salarié lors d’un entretien. Moment choisi où il sera possible de parler ouvertement de salaire, sujet pouvant être tabou le reste de l’année.

 

Le support électronique

Dans le cas où l’entreprise a un nombre trop important de collaborateurs, le BSI est souvent présenté sous forme d’un fichier dématérialisé. Ces modèles doivent le plus être parfaitement adaptés à l’entreprise et à chaque salarié pour refléter une réalité unique, réelle et personnelle. Il sera alors projeté en slide durant l’entretien annuel et envoyé par email au format pdf à l’intéressé pour ses archives personnelles. Cette solution est plus écologique mais l’information reste statique. Pour avoir des mises à jour, il faudra envoyer un nouveau document.

 

La digitalisation du BSI

La solution RH qui séduit de plus en plus les entreprises c’est la version digitale du Bilan. Il s’agit d’une application utilisable en même temps par l’employeur, les managers et les collaborateurs. Chaque entité accède à son espace sécurisé via des identifiants individualisés. L’interface est disponible 24h/24 et 7jours/7 pour garantir un accès instantané aux informations ainsi qu’aux éventuelles mises à jour. Cette version répond aux attentes du plus grand nombre. Ils sont habitués aux expériences utilisateurs des applications sur ordinateurs portables comme de bureau, tablettes ou mobiles. En effet, elle admet des contenus textes, photos et vidéos pour une utilisation ergonomique et intuitive, simple, rapide et efficace. De plus, les mises à jour sont effectuées périodiquement et sont disponibles à tous les utilisateurs dès leur mise en ligne. Bien entendu, une version pdf imprimable du BSI est à prévoir pour ceux qui le souhaitent.

Les avantages du Bilan Social Individuel

 

Le Bilan Social Individuel a été mis en place pour répondre à certains besoins fondamentaux de la gestion RH. Cet outil puissant apporte de nombreux avantages pour chaque entité qui l’utilise.

Réunion d'affaires de plusieurs personnes dans une grande entreprise.

Pour l’employeur

L’employeur profite des résultats des différents reporting du le SIRH. Il va s’en servir pour piloter ses actions. L’administration des ressources humaines pourra alors mener des actions de communication plus ciblée et modifier certaines données. Sur la base des enquêtes de satisfaction, elle pourra également recueillir un ressenti global. Ceci dans le but de mener les politiques de rémunération et de gestion des ressources humaines et la gestion de la paie dans le bon sens. L’entreprise aura par la même occasion une vue d’ensemble sur la masse salariale réelle ainsi que la part pour chaque type de contrat, que ce soit pour les CDI, les consultants ou les contractuels.

Portrait de jeunes professionnels qui rient tout en se tenant ensemble dans le bureau. Équipe d'affaires multi-ethnique à la recherche heureuse ensemble.

Pour le manager

Il bénéficie d’un accès permanent aux rapports et historiques d’évolution années après années de chacun de ses collaborateurs. Cela constitue un levier d’action et de dialogue pertinent et efficace au sein de l’équipe. Le manager pourra, sur cette base du BSI, orienter le plan de formation et le développement des compétences et maximiser la gestion des carrières. Aussi, cette analyse synthétique peut mettre en évidence des inégalités. Ainsi révélées, elles pourront être corrigées plus facilement.

Une femme blonde habillée en rouge travaille

Pour le collaborateur

Outil à double tranchant motivant ou au contraire source de contrariété, le Bilan Social Individuel donne accès à chaque salarié à une visualisation d’ensemble de sa rémunération, de ses conditions d’accompagnement et de son évolution au sein de l’entreprise. Dans tous les cas, il est très apprécié des collaborateurs dont le besoin de transparence ne cesse de se confirmer.

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