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Manager à distance un vrai casse-tête

Manager à distance perplexe devant son ordinateur - télétravail

L’expansion des nouvelles technologies et la mobilité accrue des populations (même si elle connaît actuellement une baisse provisoire) ont bouleversé nos habitudes de travail, avec notamment le développement du télétravail. La conséquence de collaborateurs de plus en plus souvent éloignés physiquement a donné lieu à la naissance du management à distance. Si ses bases sont les mêmes que celles du management traditionnel, le manager se heurte à de nouvelles problématiques. Sans interactions bien réelles, il apparaît en effet plus compliqué de maintenir l’engagement des équipes. L’étude comportementale et la psychologie demeurent indissociables du travail de manager et leur perception est altérée par la relation à distance.

Voici quelques clefs pour comprendre comment manager en télétravail efficacement.  

Pourquoi le management à distance se développe si vite

 

Le management à distance s’est récemment développé de façon spectaculaire pour de multiples raisons.

  • La communication à distance s’est perfectionnée avec l’avènement de nouveaux outils, couplé à des connexions plus efficientes, sur des zones géographiques plus étendues. Les conférences à distance, comme l’échange de fichiers informatiques, sont accessibles à tous et dans d’excellentes conditions, souvent même gratuitement.
  • Avec la récente pandémie, le télétravail s’est fortement développé par obligation, et nombreuses sont les entreprises à en avoir découvert les vertus. La productivité de leurs employés n’a pas baissé, comme elles le craignaient et c’est même souvent le contraire qui s’est produit. Par ailleurs, elles se sont rendu compte qu’elles pouvaient réaliser des économies conséquentes en limitant leurs surfaces de bureaux, ainsi que la perte de temps des transports.  
  • L’accès Internet mondial permet aussi le travail nomade. Il ne séduit plus seulement que des célibataires un peu excentriques, mais aussi de nombreux foyers avec enfants qui adhèrent désormais à ce mode de vie différent.

Tout ceci oblige les managers à revoir leurs méthodes de travail et à affronter les problématiques du management à distance. Pour les gérer, ils doivent suivre une feuille de route qui nécessite de la réflexion, car piloter ses équipes à distance ne souffre aucune improvisation.

Fixez les bases du management à distance

 

Si vous devez manager en télétravail, il apparaît crucial que votre équipe comprenne la stratégie de la société. Gérer son entreprise à distance ne se limite pas à distribuer les tâches, mais consiste également à créer une synergie qui inclue chaque membre de l’équipe. Pour qu’un travail soit bien accompli, il doit s’inscrire dans un cadre plus global qui le justifie.

Vous devez vous assurer que chaque membre de l’équipe a toutes les clefs en main pour travailler dans les meilleures conditions. Chacun doit savoir précisément ce que vous attendez de lui, mais vous devez aussi l’accompagner sur le plan technique. Même si la digitalisation de la société est bien avancée et que les nouveaux outils sont assez simples à utiliser, ne négligez jamais les difficultés matérielles que certains rencontrent. Vous devez à ce sujet faire preuve de tact, afin que la personne ne se sente pas rabaissé par son manque de maîtrise des nouvelles technologies.

 

Vous devez également lever tous les doutes quant à la surveillance que vous opérez à distance. Les nouvelles technologies engendrent chez certains un regain de méfiance, voire de paranoïa, avec l’impression d’être espionné de manière exagérée. 

L’accompagnement au télétravail

 
Le travail à distance n’apparaît pas comme une évidence pour certains. Si vous avez affaire à une équipe rompue à ces méthodes, vous n’aurez pas à vous mêler de leur organisation. En revanche, certains individus pour qui le travail à distance est une nouveauté ne s’y adaptent pas spontanément.
Un homme assis par terre avec son ordinateur tient un ours en pluche - télétravail - manager à distance

 

N’y voyez là aucune malice, mais l’inexpérience de salariés qui sont habitués à un cadre de travail strict. Dès lors qu’ils se trouvent délivrés de ses contraintes, ils tombent dans les pièges du travail hors des murs du bureau et c’est d’autant plus flagrant lorsqu’ils se retrouvent à la maison. Les écueils sont souvent les mêmes :

  • incapacité à séparer la vie privée de la vie professionnelle ;
  • procrastination, notamment pour les tâches les moins agréables ou les plus complexes ;
  • distractions multiples : enfants, réseaux sociaux, écrans, etc. ;
  • manque de moyens matériels et surtout d’un espace dédié au travail ;
  • confusion dans les horaires, etc.

Sans intrusion dans la vie privée, le manager à distance doit accompagner son collaborateur pour créer son cadre de travail, s’il n’en a pas lui-même les capacités.

L’organisation du management à distance pour la cohérence du groupe

 

Le contact doit être très régulier, avec un point quotidien de préférence. La visioconférence en tête-à-tête est un bon moyen pour cerner tous les signaux envoyés par la personne qui travaille à distance. Elle doit être complétée par des réunions virtuelles en groupe. L’équipe a besoin d’un contact visuel avec son manager et les différents membres doivent aussi garder un contact avec leurs collègues. Les visioconférences maintiennent la cohérence du groupe.

Dans la mesure du possible, le manager à distance doit établir un contact journalier, afin de définir l’ordre du jour, reprendre les éléments de la stratégie qui ont pu être peaufinés et s’attarder sur les interrogations que peuvent avoir les uns et les autres.

La communication quotidienne

 

La manager à distance doit établir un lien qui se maintient toute au long de la journée. Le travail à distance est perçu différemment selon les individus. Si certains sont naturellement autonomes et n’ont pas besoin d’être guidés, d’autres réclament plus d’attention. S’ils développent un sentiment d’isolement et de solitude, leur confiance peut en être ébranlée et leur productivité gravement restreinte.

Femme rousse souriante communique avec un ordinateur - télétravail - manager à distance

Le manager à distance doit se montrer encore plus sensible à tous les signaux que peuvent envoyer les membres de son équipe. La distance rend complexe la perception, car la vidéo restitue mal les signes corporels que vous pouvez observer en présentiel. Lors d’une réunion physique, il est plus évident de voir qu’une personne se met en retrait, participe moins que les autres, montre des signes de nervosité ou un manque de concentration, etc.

Chaque personnalité nécessite une communication spécifique et le manager à distance doit veiller à ce que personne continue de se sentir intégrée au collectif.

 

Outre les visioconférences, le contact est maintenu par les mails, textos et appels téléphoniques qui sont échangés tout au long de la journée. Le management à distance demande une perception plus fine des personnalités. Le manager doit doser sa communication : trop de sollicitations peuvent passer chez certains pour du harcèlement, quand d’autres en ont constamment besoin et se sentent abandonnés s’ils ne sont pas relancés à tout moment.

Clés anciennes accrochées au mur

Les clefs du management à distance : une organisation cadrée

 

Le manager à distance doit répondre à différentes problématiques organisationnelles en fonction de son secteur d’activité, ainsi que des spécificités des personnes à qui il s’adresse. À cette fin, vous devez fixer un cadre bien déterminé qui puisse correspondre à tous :

  • déterminez des plages horaires pendant lesquelles votre équipe doit être joignable ;
  • fixez des horaires routiniers d’appels téléphoniques et de visioconférence en tête-à-tête et en groupe ;
  • exigez la ponctualité (et, cela va de soi, soyez vous-même toujours à l’heure) ;
  • évaluez les besoins de chacun et mettez en place un mode de communication adapté, en plus des réunions déjà planifiées ;
  • fixez des rendez-vous téléphoniques pour ne pas être constamment dérangé et être totalement disponible à l’heure dite.

Le suivi des performances

 

Une fois que vous avez mis en place les bons outils pour vous assurer que vos collaborateurs accomplissent les tâches demandées, dans le temps qui leur est imparti, il vous faut assurer le suivi des performances.

Il s’agit de vérifier que les directives sont bien respectées et qu’elles portent leurs fruits. En effet, il ne suffit pas que le travail soit effectué, il faut qu’il soit productif. Si les résultats ne sont pas au rendez-vous, charge au manager de déterminer s’il s’agit d’un manque de travail ou d’une faiblesse de la stratégie ou les actions mises en place.

Que faire en cas de perte de confiance ?

 

Le management à distance impose d’instaurer un climat de confiance. Si vous ressentez le moindre signal qui indique que celle-ci faiblit, vous devez réagir au plus vite. Interrogez-vous d’abord sur la fréquence de communication que vous entretenez avec votre collaborateur et sur la qualité de cette relation à distance. Il est crucial de redonner confiance à la personne et de renforcer son sentiment d’appartenance à une équipe.

Homme pensif derrière son ordinateur - télétravail

Les rencontres physiques ne sont pas nécessaires d’un point de vue théorique, mais le management repose sur l’humain et ne saurait se passer de relations sociales, autres que virtuelles. Il est important de consolider les liens de l’équipe en organisant des rencontres régulières. Si celles-ci s’articulent autour de réunions de travail, elles doivent impérativement inclure des moments de détente. Il peut s’agit d’un déjeuner ou d’un dîner, mais aussi d’une journée de team building ou d’un séminaire qui mêle travail et plaisir. À l’issue de ce type d’événement, chacun repart avec un enthousiasme renouvelé.

Plus vous arriverez à vous adapter aux besoins spécifiques d’accompagnement de chacun et plus vous travaillez en confiance en osant la flexibilité, plus vos résultats seront satisfaisants.

 

Le management à distance est en passe de devenir une composante incontournable de l’entreprise, c’est pourquoi il est conseillé de s’y préparer. Pour perfectionner vos méthodes, vous pouvez vous engager dans une formation management à distance qui affinera vos compétences nécessaires à cet exercice d’équilibriste. 

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